Integritet hos SilverMoose

Vem ansvarar?

SilverMoose Handelsbolag, org.nr 969805-0870, Trädgården 8, 746 32 Bålsta, är personuppgiftsansvarigt för förfrågningar till SilverMoose, våra affärskontakter samt administration och säkerhet för konton. Kontakta [email protected] eller 076-322 72 38 om dina uppgifter.

När ett annat företag använder vår bokningstjänst ansvarar det företaget för sina kundbokningar. SilverMoose driver tjänsten enligt företagets instruktioner och ett personuppgiftsbiträdesavtal. Kontakta företaget du bokade hos om dess kunduppgifter. Vi kan hjälpa dig att komma rätt. Den här informationen ersätter inte företagets egen integritetsinformation.

Vilka uppgifter vi använder och varför

Förfrågningar och gratis koncept: vi använder namn, företagsnamn, e-postadress, telefonnummer, meddelande och eventuella webblänkar eller bilagor för att svara, ta fram ett koncept och diskutera arbetet. För en företagsrepresentant är grunden vårt berättigade intresse av att hantera affärsförfrågningar (artikel 6.1 f i GDPR). Om du själv skulle vara avtalspart, till exempel som enskild näringsidkare, är grunden åtgärder på din begäran inför ett avtal (artikel 6.1 b). En förfrågan är ingen beställning.

Konton och support: vi använder namn, e-postadress, företagsuppgifter, kontoroll, inloggningsuppgifter och korrespondens för att ge åtkomst, administrera tjänsten och lösa supportärenden. Grunden är att fullgöra ett avtal med dig eller vårt berättigade intresse av att administrera relationen med företaget du företräder. Ditt företag kan lämna dina uppgifter när det bjuder in dig. Filer tas emot när du själv väljer att skicka dem genom en uppladdningsfunktion.

Säkerhet: IP-adresser, enhets- och webbläsaruppgifter, sessions- och autentiseringsuppgifter samt relevanta aktivitetsloggar hjälper oss att förebygga missbruk, utreda fel och skydda konton. Grunden är vårt berättigade intresse av en säker tjänst (artikel 6.1 f).

Besöksstatistik: på den publika webbplatsen räknar vi besök utan cookies. Webbläsaren skickar vilken sida som visas, vilken webbplats du kom från, till exempel Google eller Instagram, och skärmens bredd. Servern gör om IP-adressen och webbläsaruppgifterna till en kod med hjälp av ett slumpvärde som byts varje dygn, så att samma besökare bara räknas en gång per dygn. IP-adressen sparas inte, och koden och slumpvärdet raderas efter dygnet. Vi sparar bara dagliga summor: antal besökare och sidvisningar, vilka sidor som visats, varifrån besöken kom och typ av enhet utifrån skärmbredden. Grunden är vårt berättigade intresse av att förstå hur webbplatsen används och kunna förbättra den (artikel 6.1 f).

Administration: nödvändiga order-, faktura- och betalningsuppgifter behandlas för att uppfylla bokföringskrav (artikel 6.1 c). Nödvändiga avtalsbevis och relevant korrespondens sparas för att fastställa eller försvara rättsliga anspråk, med stöd av vårt berättigade intresse (artikel 6.1 f). Vi använder inte ett företags kundregister för vår egen marknadsföring. Dessa funktioner fattar inte beslut enbart automatiskt som får rättsliga eller motsvarande betydande följder.

Vad du behöver lämna

Obligatoriska fält behövs för att skapa ett konto eller hantera den tjänst du begär. Utan dem kan funktionen inte användas. Valfria fält och bilagor kan lämnas tomma. Skicka inte hälsouppgifter, identitetshandlingar, lösenord eller annat känsligt material i en vanlig förfrågan. Att skapa ett konto eller skicka en förfrågan innebär inte samtycke till marknadsföring.

Leverantörer och åtkomst

Behörig personal hos SilverMoose hanterar förfrågningar och teknisk support. Hostup AB (559290-1325) tillhandahåller webbhotell, databaser, e-post och säkerhetskopior. Deras aktuella biträdesavtal omfattar lagring av webbhotell och e-post inom EU, säkerhetskopior i Sverige och berörda underleverantörer. Utgående e-post kan gå via Hostups egen relay eller MailChannels i Kanada. Cloudflare, Inc. tillhandahåller leverans och skydd av webbplatsen i sitt globala nätverk och behandlar trafik, till exempel IP-adresser och förfrågningar.

Vi använder nya Outlook för Windows för att läsa och skicka e-post från vår brevlåda hos Hostup. Denna lösning använder Microsofts molntjänst för att synkronisera e-post, inklusive meddelanden, bilagor samt avsändar- och mottagaruppgifter. Microsoft behandlar därför också korrespondensen; den lagras inte enbart hos Hostup. Microsofts tjänsteavtal och sekretesspolicy gäller för denna Outlook-tjänst. Din valda e-postleverantör tar emot de meddelanden vi skickar till dig. Leverantörer kan behandla egna säkerhetsloggar enligt sina integritetsvillkor. Uppgifter lämnas till myndigheter eller professionella rådgivare när lagen kräver det eller när det behövs i ett särskilt rättsligt ärende. Vi säljer inte personuppgifter.

Behandling utanför EU/EES

Svenskt webbhotell innebär inte att alla delar av leveransen sker i Sverige. Cloudflares globala behandling kan omfatta USA. Deras biträdesvillkor anger dataskyddsramen mellan EU och USA där den är tillämplig samt EU:s standardavtalsklausuler. Hostup anger beslutet om adekvat skyddsnivå för Kanada för MailChannels. Microsofts behandling kan också ske utanför EU/EES, bland annat i USA. Deras sekretesspolicy beskriver användning av dataskyddsramen mellan EU och USA för överföringar som omfattas av den samt EU-kommissionens standardavtalsklausuler där de är tillämpliga. Vi lovar inte att e-post enbart lagras inom EU. En överföring måste omfattas av ett tillämpligt beslut om adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder; leverantörens namn är inte i sig en skyddsåtgärd. Kontakta oss för att få veta vilka skyddsåtgärder som gäller dina uppgifter och hur du får en kopia. Leverantörernas dokument länkas nedan.

Hur länge uppgifter sparas

Förfrågningar som inte leder till en kundrelation: kontaktuppgifter, meddelanden och bilagor ska raderas senast 12 månader efter den senaste kontakten. Vi går igenom och raderar e-post och bilagor manuellt. Genomgången omfattar även kopior som används i Outlook.

Konton: uppgifterna behövs så länge kontot ger åtkomst till en aktiv tjänst eller ett pågående ärende. När kontot avslutas går vi igenom och tar bort uppgifter som inte längre behövs. Nödvändiga uppgifter för ett olöst supportärende, ett särskilt rättsligt anspråk eller en lagstadgad skyldighet sparas separat för just det ändamålet tills behovet upphör. Ett vanligt konto eller ett helt kundregister sparas inte bara för att en faktura måste sparas.

Säkerhetshändelser i kontoportalen: den schemalagda rensningen tar bort poster äldre än 90 dagar. Poster i e-postkön tas bort efter 7 dagar; innehåll i accepterade mejl rensas tidigare. Utgångna inloggnings- och verifieringsuppgifter tas bort av samma rensning. Tiderna gäller vår kontoportal, inte alla loggar hos en leverantör.

Inställningarna för webbplatsens åtkomstloggar och leverantörernas egna säkerhetsloggar är separata från kontorensningen. Loggar sparas bara så länge de behövs för drift, säkerhet, utredning av en incident eller rättsliga krav. Kontakta oss om den aktuella uppgiften i stället för att utgå från att samma tidsgräns gäller överallt.

Bokningsuppgifter som lagras åt ett annat företag följer företagets dokumenterade instruktioner. I standardprocessen för ett godkänt avslut har den utsedda ägaren 30 dagar från den avtalade sluttiden att hämta sina operativa bokningsuppgifter före schemalagd radering. Exakta tidsgränser bekräftas i appen. Separata avtalsbevis, e-post och säkerhetskopior raderas inte av det jobbet.

Säkerhetskopior och nedladdade kopior

Kontoportalens krypterade lokala säkerhetskopior roteras efter 8 dagar. Hostups kontoassistent har uppgett att vårt konto har 14 dagliga webbhotellskopior. Det är ett annat lager av säkerhetskopior, och en äldre lokal kopia kan finnas kvar i en senare webbhotellskopia. Tiderna ska därför inte tolkas som en enda garanterad raderingsfrist. Hostups publicerade frist efter att hela webbhotellskontot avslutas är också något annat än att radera ett företag medan webbhotellet fortsätter.

E-postarkiv, nedladdade exporter samt kopior på dator eller USB behöver tas bort separat. Kvarvarande återställningskopior får bara användas för återställning; tidigare raderingar måste tillämpas igen innan återställda uppgifter används. Kontakta oss för en bekräftad slutlig raderingsdag som omfattar de kopior som berör din begäran.

Dina rättigheter

Du kan begära tillgång till dina personuppgifter, rättelse, radering eller begränsning av behandlingen. Du kan invända mot behandling som bygger på berättigat intresse; vi måste då pröva din invändning. När förutsättningarna är uppfyllda kan du få ut uppgifter som du lämnat i ett överförbart format. Rättigheterna har undantag i lag. Om vi använder samtycke för en separat valfri aktivitet kan du återkalla det utan att tidigare laglig behandling påverkas.

Mejla [email protected]. Vi kan behöva rimliga uppgifter för att kontrollera din identitet, men skicka ingen identitetshandling om vi inte har bett om det via en lämplig kanal. Vi svarar normalt inom en månad och förklarar eventuell tillåten förlängning. Du kan klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se, eller din lokala tillsynsmyndighet. Du behöver inte kontakta oss först.

Cookies och lagring på enheten

Den publika webbplatsen använder språk- och utseendeinställningar, inte cookies för reklam eller spårning. Besöksstatistiken använder inga cookies. Språkvalet gäller för flikens session; utseendet sparas tills webbläsarens lagring rensas.

Kontoportalen använder sm_account för inloggning i 24 timmar eller 14 dagar om du väljer det; sm_language minns språket i upp till ett år. Den valfria sm_remember_email sparar en krypterad e-postadress i webbläsaren i 30 dagar, inte ditt lösenord. Välj ”Glöm sparad e-postadress” på inloggningssidan för att ta bort den. Ägarens sida för besöksstatistik sparar sm_nostats i upp till 400 dagar, så att ägarens egna besök inte räknas.

Bokningsappen för företag sparar inloggningsuppgifter och cachelagrade appfiler på enheten för att fungera som en installerad webbapp. Logga ut på delade enheter. Notiser kräver enhetens tillåtelse och kan stängas av. Leveransen använder den leverantör som webbläsaren eller operativsystemet väljer, till exempel Apple, Google, Mozilla eller Microsoft. Notisernas innehåll krypteras på vägen till den anslutna enheten, men leverantörerna hanterar fortfarande tekniska leveransuppgifter. Det innebär inte att alla lagrade bokningsuppgifter är krypterade.